In unserer Serie 10 Fragen wollen wir in unregelmäßigen Abständen Mitglieder aus der designenlassen.de-Community vorstellen. Für diese kleinen Interviews wählen wir Menschen aus, die auf designenlassen.de besonders aktiv sind und sich durch ihre gute Arbeit hervortun.

Heute steht uns Martin (designenlassen-Benutzername vonwoedtke) Rede und Antwort.§§§

Martin von Woedtke

Seit wann bist Du als Grafikdesigner tätig?
Meine erste Rechnung als freier Grafiker habe ich vor fast genau 15 Jahren geschrieben: im September 1996. Ich habe damals als freier Mitarbeiter parallel zum Grafikdesign-Studium in einer kleinen Agentur gearbeitet. Nach Abschluss des Studiums habe ich vier Jahre fest in der Agentur gearbeitet, ehe ich im April 2003 den Schritt in die Selbstständigkeit gewählt habe.

Du hast bei designenlassen.de schon mehrere Wettbewerbe gewonnen. Was ist Dein “Erfolgsrezept”?
Klare, stringente Gestaltung und dann – sofern das erste Feedback positiv ist – am Ball bleiben. Und gezielt Projekte auswählen, zu denen mir spontan etwas einfällt, zu denen ich auch Lust habe.

Welche Erfahrungen hast Du insgesamt mit designenlassen.de gemacht?
Ãœberwiegend positive Erfahrungen. Das “Miteinander” auf Ebene der Grafiker ist objektiv und fair – da wird auch mal “applaudiert” zu einem Entwurf, der nicht von einem selber stammt. Auf der anderen Seite finde ich es häufig erschreckend, was sich manche Auftraggeber bei der Preisgestaltung denken.

Welche Chancen bietet Dir als Freiberufler designenlassen.de?
Diese Plattform ist eine schöne Idee, um den eigenen Schritt der Akquise zu umgehen …

Konntest Du durch die gewonnenen Wettbewerbe bei designenlassen.de schon Folgeaufträge generieren?
Natürlich kann man nicht jedes Projekt, an dem man teilnimmt, gewinnen, aber mit vielen Auftraggebern  stehe ich weiterhin in Kontakt und konnte auch danach einige interessante Projekte verwirklichen. Es ist zwar kein Tagesgeschäft, aber Kleinvieh macht ja bekanntlich auch Mist. Und gerade habe ich für einen designenlassen-Kunden eine Imagebroschüre und sieben Datenblätter entwickeln und umsetzen können (und das war kein Kleinvieh! ).

Wie sieht der Prozess der Entwicklung eines neuen Designs bei Dir aus, nachdem Du das Briefing eines Auftraggebers gelesen hast?
Das ist recht unterschiedlich und kommt immer auf das Projekt und das Briefing selber an. Bei einem Signet-Entwurf versuche ich Farben und Formen zu assoziieren, beschränke mich dabei auf das Wesentliche, abstrahiere und verwerfe, vereinfache oder erweitere die Idee. Meistens steht der erste Entwurf erst nach vier oder fünf Blättern, die ich im Entwurfsprogramm “vollgeskribbelt” habe. Beim Screendesign verschaffe ich mir erst einmal einen Ãœberblick über die Konkurrenz und versuche den “Mood” zu treffen, farblich und symbolisch. Leider steht mir dabei häufig immer die Frage im Hinterkopf im Wege, wie das dann umzusetzen ist – davon sollte man sich eigentlich erst einmal frei machen …

Gibt es einige “Lieblingsdesigns” unter Deinen Arbeiten, auf die Du besonders stolz bist?
Ja, zum Beispiel das “Bioresonanz-Poster/-flyer” für eine schweizer Naturheilpraxis und den Messeflyer für eine online-Wohnmobilvermietung. Aber auch andere Arbeiten, die nicht gewonnen haben, finde ich – persönlich – recht gut gelungen.

Unser Kooperationspartner fastbill hat dankenswerterweise als Gastbeitrag für unseren Blog diesen Artikel mit vielen nützlichen Tipps für den Rechnungsversand verfasst. Danke fastbill!

Designer und Kreative sind oft auf kurzfristige Zahlungen von Kunden angewiesen. Nicht selten werden unbezahlte Vorausleistungen erwartet. Dazu gehören neben einer korrekten Zeiterfassung und –abrechnung ebenso gewisse Grundregeln beim Rechnungsversand. Meist sind es Formfehler, die zu Problemen oder unangenehmen Rückfragen führen. Darüber können diese Fehler dem Kundenverhältnis nachhaltig schaden, wenn z.B. der Kunde seine gezahlte Vorsteuer nicht wieder bekommt.
Damit der Buchhaltungs- und abrechnungsalltag nicht nerviger wird als er ohnehin schon ist, sollte man folgende Tipps beachten:

§§§

1. Zeiten genau erfassen und abrechnen

Schluss mit ungefährer Daumenschätzung und Abrechnung der Arbeitszeiten nach Bauchgefühl. Wer sich selbst einen Gefallen tun will, der sollte unbedingt seine Arbeitszeiten erfassen, und zwar möglichst genau. Wie viel dieser Stunden später an den Kunden verrechnet werden, ist jedem selbst überlassen. Die Selbstkontrolle wird aber erst möglich, wenn der Überblick über die tatsächlich geleisteten Zeiten vorhanden ist.

Bei der Abrechnung sollte im Zweifel immer ein detaillierter Zeitreport inkl. Arbeitsergebnisse anhängen. Wer z.B. ein Logo beauftragt und nachher 5 Arbeitsstunden bezahlen soll, für den wirkt der Preis ggf. recht hoch.

Sind die Zeiten allerdings aufgeteilt und nachvollziehbar dargestellt, dann wird es auch für den Kunden transparenter. So könnte statt „Logo = 5 Stunden“ z.B. auch „1 Stunden Recherche und Konzept, 2 Stunden Entwurf, 1 Stunde Abstimmung, 1 Stunde Korrekturen und Finalisieren“ auf dem Report stehen.

2. Rechnungen richtig und „korrekt“ verschicken

Es ist längst nicht mehr unüblich Rechnungen als PDF per E-Mail zu verschicken. Warum auch nicht. Es geht deutlich schneller und ist viel günstiger. Aber gerade hier lauert oft ein großes Fehlerpotential. Wer seine Rechnungen elektronisch erstellt und verschickt, der sollte unbedingt die gesetzlichen Grundlagen der Rechnungsübermittlung und -archivierung beachten.

Grundsätzlich gilt, dass Rechnungen i.d.R. 10 Jahre im Original aufbewahrt werden müssen. Der Originalzustand betrifft die Form der Rechnung, und die wiederum hängt von der Art der Übermittlung ab. Konkret bedeutet das, dass eine Rechnung, die per Mail verschickt wird, auch elektronisch archiviert werden muss. Ein Ausdruck in Papierform reicht hier nicht aus. Papierrechnungen müssen entsprechend in Papierform aufbewahrt werden. Zwar gibt es auch Sonderfälle und Ausnahmeregelungen, aber wer nichts falsch machen möchte, der sollte diese Grundregel beachten. Zusätzlich muss jeder Designer dafür sorgen, dass das Rechnungsarchiv nicht fahrlässig durch äußere Einflüsse beschädigt werden kann. Die Aktenordner sollten also nicht im Regen stehen und das Online Archiv auf einem professionellen Server liegen.

3. Digitale Signatur bei Rechnungen mit Vorsteuer

Sobald ein Designer der Kleinunternehmerregelung unterliegt, dann ist diese Regel irrelevant. Aber, wer auf Rechnungen Mehrwertsteuern ausweist und an Geschäftskunden schickt, für den gilt der §14 Abs. 3 Nr. 1 UStG. Darin steht, dass eine Rechnung nur dann zum Vorsteuerabzug berechtig, wenn diese eine digitale Signatur enthält. Die Signatur bezieht sich dabei nicht grundsätzlich auf die Gültigkeit der Rechnung, sondern nur ob die Vorsteuer durch den Empfänger geltend gemacht werden kann. Designer, die Rechnungen als Kleinunternehmer schreiben, müssen also nicht digital signieren.

4. Vollständige Angaben auf der Rechnung

Die meisten werden es wissen, aber für viele ist es immer noch eine typische Fehlerquelle: Die Pflichtangaben auf einer Rechnung. Das Umsatzsteuergesetz lässt aber auch hier wenig Spielraum. Auf eine ordentliche Rechnung gehören demnach folgende Angaben:

• Steuernummer (bekommt man beim Finanzamt, ebenso wie Informationen zu Ausnahmeregelungen)
• Leistungsentgelt
• Steuersatz und Steuerbetrag (ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung und Kleinstunternehmerstatus unten drunter)
• Durchlaufende Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Umfang und Art der Leistung
• Leistungszeitpunkt (oder Zeitraum), der besagt wann die Leistung erbracht wurde.
• Name und Anschrift des Leistungserbringers (mit korrekter Bezeichnung der Gesellschaftsform) und Leistungsempfänger
• Beim Versand per Mail muss das Dokument (sofern Vorsteuer enthalten) eine Digitale Signatur enthalten
• Optional hingegen ist einen Hinweis auf die Zahlungskonditionen (z.B. zahlbar bis…) oder auch eine Unterschrift. Letztere ist aber eher nicht mehr üblich.

5. E-Mail Versand beruht auf Gegenseitigkeit

Der Kunde ist König…ist ein allgemein bekanntes Sprichwort. Das trifft sogar auf den Rechnungsversand zu. Tatsächlich muss der Rechnungsempfänger der Ãœbermittlung der Rechnung per E-Mail grundsätzlich zustimmen. Möchte er die Rechnung lieber in Papierform haben, dann bleiben wenig Alternativen. Die Rechnung muss in dem Fall per Post verschickt werden.  Keine Sorge, sobald ein Kunde die Zustellung per E-Mail nicht explizit bemängelt, gilt dies bereits als stillschweigende Zustimmung und ist in Ordnung. Eine spezielle Form der Zustimmung ist nicht erforderlich.

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